Einleitung / Anwendungsbereich

Die Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) gelten für die Zukunft beginnt im Kopf Dienstleistungsgesellschaft mbH. Dieses Informationsangebot richtet sich an Beschäftigte, Auftragnehmer, Bewerber, Lieferanten, Kundinnen und Kunden sowie sonstige Hinweisgebende. Das HinSchG gilt für unseren Bereich ab 09.10.2025; wir wenden die Regelungen freiwillig an.

Zuständige Stelle Verantwortlich für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen ist:

Interne Meldestelle:
Beschwerdemanagement
Ansprechpartner: Matthias Beck, Geschäftsführer
E‑Mail: post@zukunft-beginnt-im-kopf.de

Mögliche Meldewege Sie können Hinweise über folgende Kanäle einreichen:
Online‑Meldeformular: https://www.zukunft-beginnt-im-kopf.de/beschwerde-einreichen/
E‑Mail: post@zukunft-beginnt-im-kopf.de

Anonyme Meldungen und Vertraulichkeit

Anonyme Meldungen sind möglich. Wenn Sie anonym melden, beachten Sie bitte, dass Rückfragen und weitere Ermittlungen eingeschränkt sein können.
Alle eingehenden Meldungen werden vertraulich behandelt. Die Identität der Hinweisgebenden wird nur denjenigen Personen zugänglich gemacht, die diese Informationen zur Bearbeitung benötigen.

Technische und organisatorische Maßnahmen: Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung von Formularen/E‑Mails, Protokollierung und Aufbewahrungsfristen werden eingehalten (Details in der internen Richtlinie).

Schutz vor Benachteiligung (Anti‑Repressalien)

Hinweisgebende genießen Schutz vor Benachteiligungen aufgrund einer Meldung. Benachteiligungen umfassen u. a. Kündigung, Abmahnung, Versetzung, Diskriminierung, Mobbing oder sonstige nachteilige Maßnahmen.
Wir werden alle angemessenen Maßnahmen ergreifen, um Vergeltungsmaßnahmen zu verhindern. Wird eine Vergeltungsmaßnahme festgestellt, folgen interne Sanktionen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses bzw. zivil‑/strafrechtliche Schritte.

Haben Sie den Eindruck, wegen einer Meldung benachteiligt zu werden, melden Sie dies unverzüglich an bei unserer internen Meldestelle; solche Meldungen werden prioritär behandelt.

Ablauf der Meldungsbearbeitung und Fristen

Eingangsbestätigung: Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per Email unverzüglich nach Erhalt, spätestens binnen 7 Kalendertagen nach Eingang Ihrer Meldung (sofern nicht anonym).

Vorläufige Maßnahmen/Prüfung: Die Meldung wird zunächst auf Plausibilität und Schwere geprüft; ggfs. werden vorläufige Schutzmaßnahmen eingeleitet.

Abschlussinformation: Innerhalb von 3 Wochen erhalten Hinweisgebende, sofern nicht anonym, eine Rückmeldung über die ergriffenen Maßnahmen bzw. Das Ergebnis. Bei komplexen Fällen kann diese Frist unter Angabe von Gründen verlängert werden.

Dokumentation: Jede Meldung wird dokumentiert und revisionssicher abgelegt.

Datenschutz und Datenlöschung

Verarbeitung: Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Meldungen auf Grundlage gesetzlicher Regularien und zur Erfüllung der Pflichten nach dem HinSchG bzw. auf Grundlage berechtigter Interessen zur Aufklärung von Verstößen.

Aufbewahrungsfristen: Meldungsdaten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung, gesetzliche Verpflichtungen oder interne Archivzwecke erforderlich ist. Standardfrist: 12 Monate, sofern keine abweichenden gesetzlichen Fristen bestehen.

Rechte der Betroffenen: Hinweisgebende und betroffene Personen können Auskunft, Berichtigung und ggf. Einschränkung der Verarbeitung verlangen; Widerspruch und Löschung werden geprüft unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Schulung und Prävention

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden regelmäßig zu Themen Compliance, Hinweisgeberschutz und Umgang mit Meldungen geschult.
Wir prüfen und verbessern kontinuierlich unsere Prozesse, um Hinweisgebende zu schützen und Meldungen wirkungsvoll zu bearbeiten.

Sanktionen gegen Vergeltungsmaßnahmen

Personen, die Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgebende ergreifen, werden disziplinarisch und ggf. rechtlich belangt. Konkrete Maßnahmen: Abmahnung, Versetzung, Kündigung, Anzeige.

Verweis auf interne Richtlinie / Dokumente

Die vollständige interne Hinweisgeber‑Richtlinie steht zur Einsicht bereit: [Link folgt] (Zugriff: Öffentlich).

Prozessdokumentation und Nachweisführung sind verfügbar und können dem Prüfer auf Anfrage vorgelegt werden (z. B. Protokolle, Schulungsnachweise, Logs; personenbezogene Daten werden dabei anonymisiert).

Kontakt für Rückfragen

Bei Fragen schreiben Sie sich uns bitte via E-Mail an post@zukunft-beginnt-im-kopf.de oder nutzen Sie unser Kontaktformular.